AM INNOVATE.

Encaisser les charges, sans courir après chaque propriétaire

AM INNOVATE est un syndic de copropriété à Marrakech. Son métier au quotidien : appeler les charges de chaque résidence, encaisser, relancer les retardataires, gérer les incidents (ascenseur, piscine, espaces verts…) et préparer les assemblées générales.

Jusqu’ici, le suivi tenait dans un fichier par résidence et les relances se faisaient une par une. Beaucoup de propriétaires vivent à l’étranger et la plupart n’ont pas d’adresse e-mail. Il fallait un outil qui fasse le recouvrement à la place de l’équipe, et un accès simple pour chaque propriétaire.

Tout le syndic dans un seul outil

MedAgency a développé un CRM sur mesure à partir des écrans imaginés avec la gérante, puis l’a branché sur un vrai serveur. L’équipe ouvre le tableau de bord le matin et sait immédiatement quoi faire.

• Appels de fonds au barème : les montants de chaque lot sont calculés selon le type de bien et la période
• Encaissements et reçus numérotés, taux de recouvrement par résidence, ancienneté des impayés
• Relances automatiques : rappel courtois, relance ferme puis mise en demeure, envoyée seulement après validation
• Réclamations, incidents et maintenance avec photos, prestataires, bons d’intervention et personnel des résidences
• Assemblées générales : ordre du jour, convocation, feuille de présence, votes et procès-verbal
• Dépenses, budget et situation de fin de mois prête à envoyer au conseil syndical
• Carte des résidences et alertes du matin : incidents en attente, interventions en retard, point du lundi
• Import depuis Excel par simple copier-coller des lots et des propriétaires

Captures réalisées sur une base de démonstration : résidences, noms et montants fictifs.

Chaque propriétaire suit son lot

Chaque copropriétaire a son espace personnel : ses charges, ses paiements et ses reçus, un bouton pour signaler un virement, une réclamation ou un problème dans la résidence, les assemblées générales et le pouvoir en ligne. Il se connecte avec son e-mail ou son numéro de téléphone, et l’invitation part par WhatsApp quand il n’a pas d’adresse e-mail.

• Données cloisonnées : le serveur ne renvoie à chaque propriétaire que ce qui concerne ses lots
• Travail à plusieurs : deux personnes de l’équipe peuvent modifier en même temps sans s’écraser, avec l’historique de qui a fait quoi
• Sauvegarde automatique chaque jour, photos et justificatifs protégés, mot de passe oublié par lien sécurisé

En ligne et utilisé par l’équipe

Le CRM est en ligne sur syndic-aminnovate.com, avec les e-mails de recouvrement et de gestion envoyés depuis le domaine d’AM INNOVATE. Il évolue au fil des retours de l’équipe : accès par téléphone, pouvoirs en ligne, mot de passe oublié…

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